Commencez la journée par un café virtuel
Votre rôle de manager dans cette période particulière où l’on doit apprendre à travailler ensemble sans être physiquement au même endroit, est de créer de la structure et du lien au sein de l’équipe. Organisez des réunions téléphoniques quotidiennes, idéalement le matin pour lancer la journée. C’est l’occasion de faire le point sur les avancées, les difficultés, les synergies à mettre en place.
C’est également l’occasion de s’assurer que tout le monde va bien dans un contexte où l’on se préoccupe un peu plus que d’ordinaire de la santé et du bien-être des autres.
Découvrez les nouvelles façons de communiquer
Il existe aujourd’hui plusieurs outils vous permettant de rester en contact mais également de mieux travailler et de travailler dans un cadre plus agréable et plus convivial. Explorez et exploitez ces différentes possibilités et appropriez-vous, en équipe, ce qui vous convient le mieux selon le type de contact. L’appel video, le partage d’écran, les messageries instantanées, sont autant de canaux à appréhender dans une perspective qui n’est plus occasionnelle comme elle l’était jusque là pour la plupart des travailleurs.
Informez et rassurez
Communiquez de manière transparentes et ouverte. Prenez le temps d’écouter les craintes de vos collaborateurs et acceptez de mettre en œuvre des solutions non conventionnelles si elles répondent aux besoins et attentes de toutes les parties. Tout en restant équitable dans la répartition des tâches et dans les exigences envers les collaborateurs.
Si les rôles ou les processus changent du fait de la situation de confinement, il est essentiel de la clarifier et de le communiquer de manière à ce que chacun sache précisément ce qu’on attend de lui et ce qu’il peut attendre des autres.
N’hésitez pas à rappeler la contribution de l’équipe à la mission générale de l’organisation et à son importance pour la société, particulièrement en cette période de crise sanitaire.
Maintenez un esprit d’équipe
Évitez à tout prix que confinement ne se transforme en isolement. Gardez le contact social formel bien sûr mais n’oubliez pas de maintenir aussi les contacts informels et conviviaux. Une pause-café par skype ou un moment d’échange « enfants admis » en vidéoconférence pour présenter son petit dernier à ses collègues, pourquoi pas !
Sondez régulièrement vos collaborateurs sur leurs difficultés, individuellement ou en équipe et contribuez activement à identifier des solutions et à leur mise en œuvre.
Encouragez la solidarité et témoignez de votre reconnaissance envers l’effort d’adaptation opéré par l’équipe.
Acceptez que la limite vie privé – vie professionnelle est temporairement plus floue
En période de confinement, les travailleurs en télétravail partagent éventuellement leur espace avec des colocataires, des parents, un conjoint, des enfants. Ils doivent peut-être s’interrompre plus longtemps à midi pour porter un repas à un parent âgé ou interrompre quelques minutes une réunion téléphonique pour intervenir auprès de leurs enfants (accident, dispute, …). La confiance, le respect mutuel pour les contraintes des uns et des autres et les efforts de tous devraient permettre de maintenir un travail et des relations de qualité malgré une modification des contraintes privées.
Faites confiance à vos collaborateurs
Soyez dans le suivi et le soutien plutôt que dans le contrôle.
Fixez un objectif précis (réaliste, à la hauteur des compétences du collaborateur, cohérent avec le temps et les moyens dont il dispose, etc.) et laissez votre collaborateur libre sur la stratégie mise en œuvre pour l’atteindre.
Fixez des rendez-vous réguliers pour faire le point et prendre en compte les difficultés éventuellement rencontrées.
Prenez soin de vous
Ne perdez pas de vue votre propre bien-être. Soyez aussi bienveillant et indulgent avec vous-même qu’avec vos collaborateurs. Faites-vous confiance, cherchez vous aussi du soutien social après de vos pairs ou d’un expert si c’est nécessaire, ne vous isolez pas et ne vous imposez en aucun cas la mission de gérer tous les problèmes seul.